Personvern

Sandefjord Whites er behandlingsansvarlig for opplysningene som samles inn gjennom dette nettstedet. Spørsmål, innsyn, retting og sletting rettes til fjordenwhites@gmail.com.

Når du melder deg inn lagrer vi navn, e-postadresse og telefonnummer, og kommentaren du eventuelt skriver i skjemaet. Kommentarfeltet er frivillig — skriv bare det klubben trenger å vite.

Når du melder deg på et arrangement lagrer vi det samme, i tillegg til antall plasser og en eventuell kommentar.

Blir du medlem får du et medlemsnummer, og vi registrerer innmeldingsdato og om kontingenten er betalt. Betalingsstatusen settes manuelt av kassereren.

Får du digitalt medlemskort sender vi navnet og medlemsnummeret ditt til Passcreator, som lager selve kortet. E-postadressen din får de ikke — de får navn og medlemsnummer, og ikke noe mer. Kortet legger du i lommebok-appen på telefonen. Navnet ditt står på kortet, og det er slik en samarbeidspartner ser at kortet er ditt — det finnes ingen skanning eller oppslag mot registeret. Endrer vi navnet ditt hos oss, oppdaterer vi kortet med det samme, og telefonen henter endringen selv.

Selve lenka til kortet får du på e-post fra klubbens adresse. Den e-posten sendes gjennom Resend, som er avsendertjenesten vår, og de får da e-postadressen din, navnet ditt og lenka til kortet — altså mer om deg enn Passcreator får. Er utsendingen ikke satt opp hos klubben, sender kassereren deg lenka fra sitt eget e-postprogram i stedet, og da er verken Resend eller noen annen leverandør involvert.

Er du tillitsvalgt med innlogging lagrer vi i tillegg navn, e-postadresse, rolle og tittel, slik at systemet vet hva du har tilgang til.

Ingen betalingsopplysninger. Kontingenten betales med Vipps direkte til klubben, utenfor dette nettstedet. Vi ser aldri kortnummer eller kontoopplysninger — bare en avkrysning fra kassereren om at betalingen er mottatt.

Ingen sporing. Nettstedet har ingen analyseverktøy, ingen annonsenettverk og ingen sporingsinformasjonskapsler. Besøker du sidene uten å logge inn, settes det ingen informasjonskapsler i det hele tatt. Logger du inn, settes en informasjonskapsel som holder deg innlogget — den er nødvendig for at innloggingen skal virke, og brukes ikke til noe annet.

Opplysningene er ikke offentlige. Tilgangen er begrenset etter verv, og begrensningen ligger i databasen selv — ikke bare i det du ser på skjermen:

• Medlemsregister og innmeldinger: kasserer, styret og administrator
• Påmeldinger til arrangementer: arrangør, styret og administrator

Vi selger ikke opplysninger, og deler dem ikke med andre enn leverandørene under.

• Supabase — database, innlogging og fillagring
• Vercel — drift av nettstedet
• Resend — utsending av e-post fra klubben: innloggingslenker til tillitsvalgte, og medlemskortet. Får e-postadressen din, navnet ditt og lenka til kortet
• Passcreator — digitalt medlemskort til lommebok-appen. Får navn og medlemsnummer, men ikke e-postadressen din
• Google — kun hvis du selv velger å logge inn med Google-konto

Medlemskapet i klubben er livsvarig. Det finnes derfor ingen fast slettefrist — opplysningene står så lenge medlemskapet gjør, og de slettes ikke automatisk etter et visst antall år.

Vi sletter når du melder deg ut, og når du ber om det. Begge deler gjøres ved å ta kontakt på adressen over. Du trenger ingen begrunnelse.

Unntaket er opplysninger klubben er nødt til å beholde: beløp og datoer som inngår i regnskapet, og navn som står i protokollførte vedtak. Det er ikke medlemsregisteret, men enkeltopplysninger som ikke kan fjernes uten å ødelegge klubbens egen dokumentasjon.

Det digitale medlemskortet er et unntak til. Når vi sletter deg — eller bare trekker kortet tilbake — merker vi kortet som ugyldig hos Passcreator, og det slutter å virke i lommeboka og hos samarbeidspartnerne. Men selve kortet blir liggende hos Passcreator, med navnet og medlemsnummeret ditt. Det er ikke noe vi kan slette derfra fra vår side. Vil du ha det borte der også, si fra, så ber vi Passcreator om å fjerne det.

Og så lenge kortet ditt fortsatt virker, sletter vi deg ikke fra registeret. Får vi ikke kontakt med Passcreator, venter slettingen til vi får det. Grunnen er at nøkkelen til å slå av kortet bare finnes på medlemsraden din: sletter vi raden først, blir kortet gående og gi fordeler hos samarbeidspartnerne uten at noen kan stoppe det. Da er det bedre å vente noen minutter.

Du har rett til innsyn i hvilke opplysninger vi har om deg, til å få rettet det som er feil, og til å be om sletting. Du kan også be om å få opplysningene utlevert.

Mener du at vi behandler opplysninger om deg på en måte som ikke er i orden, kan du klage til Datatilsynet. Vi setter pris på å få høre det først, så vi får rettet opp.